Cómo escribir un correo electrónico | Revista Merca2.0

Una de las actividades más comunes en Internet es el uso de correo electrónico. Y como sea que lo usen en su vida personal, es sólo de su incumbencia (claro y de las agencias de seguridad locales); sin embargo cuando lo usan para fines profesionales, la cosa cambia. O debería cambiar y creo no está de más irnos a lo básico.

¿Por qué? Simplemente porque está sobre entendido, y el correo electrónico en ocasiones, más de las que uno pensaría, es la única forma de comunicación entre ciertas partes. Hace poco recibí un correo que iniciaba así: “Cardenas. Como estas?”. No tuve que leer más para desacreditarlo. El tema era el nombre de una tercera persona, la cual había referido mi contacto. Y esta persona me ofrecía sus servicios como escritor.

El hecho de presentarse y referirse a mí simplemente con mi apellido sin siquiera conocernos fue ya sorprendente (no de buena forma), pero el iniciar con una frase de dos palabras y tres faltas de ortografía determinante, especialmente para luego ofrecer sus servicios como escritor. El resto del correo fue del mismo nivel, y no tuvo la despedida adecuada. Sé que hay peores ejemplos, por ello repito, no está de más platicar lo básico.

Tema

Es importante señalar sobre qué están escribiendo. Esto evita malentendidos, que el correo se pierda, facilita su búsqueda posterior, etc. Es la mínima cortesía.

Saludo

Preséntense. Casual y formal, no hace falta mandar bendiciones y abrazos, pero sí personalizar siempre que se pueda, referirse a quien se escribe, es el equivalente a ver a los ojos.

Sean puntuales

Un correo no debe tener demasiadas líneas. Adjunten un documento aparte, una carta, memorándum, ensayo o lo que quieran, pero no lo hagan en el cuerpo del correo. Ahí mientras más puntuales sean más efectivos y más prontas serán las respuestas. Vayan rápido al tema.

Despedida

Ya sea sólo por formalidad o agradecimiento, o porque deban recalcar una acción, no dejen pasar esto. Inviten al receptor a contestar, háganle saber si prefieren hablar, a qué horas, a qué número, dónde pueden verse, etc. Detallen sin miedo los pasos que serían los ideales según el correo.

Firma

Incluyan sus datos al final. Denle al otro la oportunidad de saber quiénes son, dónde trabajan, y cómo pueden contactarlos. Ya si quieren pueden incluir su sitio web, mensajes para no imprimir correos, etc. Pero lo mínimo debe ir. Si le saben más a Outlook, generen diferentes firmas: de salida, de respuesta, reenvío, etc.

Correos

No escriban de nuecesitacute@hotmail.com , jordi1984@yahoo.com, o gymstars@aol.com. Incluso si no tienen un servidor el cual pueda firmar sus correos, no pasa nada, pero usen nombre y apellido.

*Y usen Gmail por amor de dios, abandonen Hotmail en cuanto puedan y sin entrar en las muchas ventajas que les brinda, simplemente para escapar del spam.

El toque latino

Digo latino porque en mi experiencia de varios países de Latinoamérica he recibido la misma retroalimentación, la forma cuenta a veces mucho más que el verdadero mensaje. Ejemplo: “Saludos XXX, necesito me envíes el documento XXX urgente. Gracias”, no tiene nada de malo, pero puede ser un mensaje peligroso y grosero. En ocasiones bien les valdrá maquillarlo por algo como: “Saludos mi estimado XXX, espero encontrarte bien. Oye, un favor, necesito que en cuanto les sea posible me manden el documento XXX, sé que andan en friega pero acá también me urge tenerlo. Échame la mano ¿no? Gracias, te mando un abrazo”.

Mismo mensaje pero tratado para no herir susceptibilidades. El que esto sea correcto o no, impráctico o absurdo carece de sentido. Aunque yo mismo estoy en contra, soy consciente en Latinoamérica muchas veces somos unas nenas y mejor saberlo si queremos tener resultados.

Finalmente, lean su correo una vez escrito, no confíen en ustedes mismos, revisen su propio trabajo. Por supuesto no deben escribir con faltas de ortografía, ni copiar a receptores innecesarios, no es lo mejor reenviar largas cadenas poniendo al principio FYI, y no teman coger el teléfono para avisarle a alguien sobre el correo en el cual lo están copiando, mientras más información mejor. Tampoco incluyan mucho formateo dentro del correo, si sólo es texto plano mejor, no corran riesgos y adjunten documentos mejor.

Es algo mecánico para muchos, pero créanme, un correo puede ser el final de un negocio.

vía Cómo escribir un correo electrónico | Revista Merca2.0.

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